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Escolha do Local de um Evento Científico

E porque alguém chegou ao meu blog através da pesquisa "protocolo em eventos científicos", segue parte de um dos capítulos do livro que estou a escrever sobre o tema. 



Gostaria somente deixar ficar uma pequena nota: A organização de um evento, quer seja ele científico (congresso, por exemplo), ou social (casamento, por exemplo), requer muito empenho, dedicação e sobretudo muita atenção aos detalhes; Quantas mais pessoas são esperadas no evento e consoante o número de dias que dura o evento, maior deverá ser a antecedência com que se começa a organizar o evento.

Alguma questão específica sobre organização de eventos (científicos ou sociais), poderão colocá-la através dos comentários. Terei todo o gosto em responder.

Vamos, então, discorrer sobre sobre a ESCOLHA DO LOCAL DE UM EVENTO CIENTÍFICO:


Assim que pensar em organizar um evento, deve começar a escolher o local.

v  Processo de selecção de escolha do local:
Ø  Calcule o custo do aluguer do espaço.
Ø  Estipule o que vai precisar no local nos dias do evento.
Ø  Faça uma lista de cerca de 10 locais possíveis.
Ø  Telefone aos respectivos locais para uma abordagem e filtragem preliminar.
Ø  Reduza a lista a 3 locais possíveis.
Ø  Visite esses locais pessoalmente.
Ø  Escolha o local.
Ø  Negoceie o preço do local, recursos humanos necessários, nº de salas e outros espaços necessários.
Ø  Confirme e celebre o contrato.
Ø  Pague o depósito / caução.
Ø  Desenhe, ou melhor ainda, peça uma planta do local.

v  Critérios fulcrais para a escolha do local:

São quatro os principais critérios para a escolha do local.

  1. Localização
  2. Custo
  3. Tamanho
  4. Infra-estruturas


1.      Localização: Comece por avaliar a mobilidade dos participantes. Os participantes virão de longe? Como virão? De avião? De carro? Caso venham de carro, tenha atenção à necessidade de existirem parques de estacionamento; uma alternativa de acessibilidade, são os transportes públicos.
Outro aspecto a ter em consideração é a proximidade do local a outras actividades. Há sempre quem goste de ir fazer compras, visitar museus ...

2.      Custo: O custo total inclui, entre outras rubricas, os custos com a estada (quartos), catering, aluguer de equipamentos, honorários. Custos com os departamentos de bombeiros e polícia, licenças várias, são geralmente custos indirectos a ter em linha de conta quando se elabora o orçamento previsional.

3.      Tamanho: Calcule o tamanho necessário das salas de conferências, foyers, e sala(s) para refeições que vai necessitar. Mentalmente, calcule as áreas que necessita para as sessões; por exemplo, se existir um programa cultural onde actores irão participar, necessitará de um palco e sala(s) que sirva(m) de camarim.
Um evento anual de sucesso, com cada vez maior número de participantes, requer que se alugue a cada ano um espaço cada vez mais amplo para que os participantes não se sintam “apertados”. Por outro lado, se escolher um espaço enorme mesmo estando o número de pessoas previsto, poderá parecer que é um evento que fracassou, na medida em que parecem estar poucas pessoas.



4               Infra-estrutura: Quando visitar os potenciais locais para o evento, tenha em consideração os seguintes   
         aspectos:
o   Acústica: carpetes e cortinas absorvem o som. Tectos altos podem ter má acústica.
o   Acesso para pessoas deficientes.
o   Saídas de emergência.
o   Regras e regulamentos: tenha presente o que o locação do espaço inclui. Perguntar se na véspera do evento é possível ir descarregar material e organizar o secretariado e os outros espaços; não subestime o que lhe parece óbvio. Quem trata do lixo? Quando? Onde? Leia cuidadosamente as regras e regulamentos fornecidos pelos respectivos espaços a serem locados, pois tais regras podem ter implicações no orçamento do evento, por isso, não assine o contrato para locação de espaços sem ter primeiro visto todas as suas implicações.
o   Confirmação: depois de ter visitado os potenciais locais e de ter falado com as pessoas responsáveis pelos respectivos espaços, pode então, tomar a decisão de qual o espaço a alugar. Faça de imediato a reserva do espaço que pretende. Envie uma carta a confirmar a locação do espaço. Peça-lhes para, depois de terem recebido a carta, para também a assinarem e lha devolverem. Esta carta deverá incluir a seguinte informação:
                                                                          i.      Data, horário e local do evento.
                                                                        ii.      Tipo e tema do evento
                                                                      iii.      Preço acordado, despesas, depósitos, políticas de cancelamento e reembolso.
                                                                      iv.      Número de quartos e respectiva gestão desse nº de quartos (caso o evento decorra no mesmo hotel onde os participantes ficarão hospedados).
Guarde uma cópia desta carta e leve-a consigo no dia do evento. Tal medida pode evitar situações desagradáveis no(s) dia(s) do evento. Lembro-me que no primeiro dia de um dos eventos que organizei, um dos representantes do local, dizia-me que teríamos de sair às 18 h 30m (quando a última sessão científica estava prevista acabar às 19 h 30m!). Fui ao meu dossier e mostrei-lhe a cópia da carta onde era dito que no primeiro dia, o período de funcionamento seria alargado até às 20 h. O impasse de imediato ficou sanado.
o   Pessoa de contacto: Cerca de um mês antes do evento, saiba quem vão ser a pessoas de contacto no local no dia(s) do evento. Isto, porque regra geral, não é a mesma pessoa com quem contactou ao longo dos meses da organização do evento.
Peça também à pessoa com quem contactou ao longo dos meses da organização do evento, se lhe pode facultar um nº de telemóvel dela para que possa ligar caso aconteça algum imprevisto.
Como pode haver mudanças nos espaços alugados desde a data do contrato até à altura do evento, cerca de um mês antes, torne a visitar o local, para se certificar que está tudo conforme o originalmente previsto.

Espero que estas "dicas" sobre a escolha do local sejam úteis para quem está a pensar em organizar um evento científico. Qualquer questão, estou ao dispor!


Comentários

  1. Cara Lúcia Ferreira.
    Seus comentários são sempre de enorme valia para mim, assim como para todas as pessoas as quais indico o seu Blog, aqui no Brasil, mais precisamente, Rio de Janeiro.
    Lamento que estejamos longe, pois apreciaria muito um contato pessoal, ou mesmo participar de uma palestra ou simpósio organizado por V.Sa.
    Aguardo, ansiosamente, o seu livro, para tê-lo sempre a mão, no caso de alguma dúvida acerca de protocolos e etiquetas, em geral.
    $uce$$o e prosperidade.
    Adriana Hermida.

    ResponderEliminar
    Respostas
    1. Cara Adriana Hermida,

      Grata pelas suas amáveis palavras. Fico contente que o meu blog seja de seu agrado. Tento apresentar os temas de uma forma "leve", para não maçar os leitores da blog-esfera (muito mais há a dizer sobre cada tema que apresento, mas isso fica para o livro).
      Quem sabe se um dia este projecto ganha asas e me leva até ao Brasil, onde poderemos nos encontrar.
      Até lá, vamos comunicando via internet.

      um abraço,
      Lúcia Ferreira

      Eliminar

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